Berbicara Dengan Banyak Orang

Ciri ketiga dari seorang High-Performing Leader (HPL) setelah penilaian-diri dan belajar dari rekan kerja adalah berbicara dengan banyak orang. Menurut saya, tanpa mengesampingkan pentingnya dua ciri sebelumnya, berbicara dengan banyak orang merupakan hal yang sangat penting karena saya sudah melihat begitu banyak orang sukses karena kebiasaan ini. Saat saya memulai sesi Six Conversations yang merupakan bagian dari coaching program di Conoco Phillips Indonesia (COPI) saya selalu mulai dengan kisah ditemukannya Post-It oleh 3M. Semua orang tahu bahwa Post-It merupakan hasil temuan tidak sengaja yang tadinya ditujukan untuk membuat lem perekat yang kuat namun justru gagal. Akhirnya ada seseorang bernama Arthur Fry mencoba menggunakan perekat gagal itu. Ia memakainya untuk menempelkan kertas pembatas pada halaman buku. Benar saja. Arthur tidak lagi kerepotan menandai bukunya dengan kertas. Lem itu menjaga kertas pembatas tetap melekat, tanpa merusak kertas buku ketika dilepas. Akhirnya kita semua tahu bahwa Post-It sudah menjadi produk luar biasa dan booming saat itu serta sekarang selalu berada di sekitar kita. Ini semua bisa terjadi karena ada seseorang yang memulai percakapan dengan orang lain hingga idenya menjadi temuan yang bermanfaat.

Dalam kisah lain dikatakan bahwa inovasi Post-It itu bisa terjadi karena di 3M sudah merupakan budaya perusahaan bahwa setiap karyawan membiasakan diri berbicara dengan orang lain di perusahaan tersebut. Hal ini memudahkan terjadinya ide-ide cemerlang yang sebelumnya tidak pernah terpikirkan bahkan tidak dianggap penting. Dalam salah satu bukunya Tom Peters mengatakan: “Don’t waste your time having lunch alone – invite others to join you!” Budaya menciptakan percakapan ini terbukti sangat positif dalam pertumbuhan perusahaan dan pengembangan diri bagi staff. Bagi kita, orang timur, biasanya makan siang rame-rame justru digunakan sebagai ajang gosip. Ini memang kenyataan yang kita hadapi sehari-hari. Namun, tidak masalah hal ini terjadi dan bukan alasan bagi kita untuk tak mau makan siang bareng kalau alasannya tidak mau terlibat gossip. Kita tak bisa lari dari kenyataan. Namun, Anda masih bisa menemukan banyak hal positif ketika makan siang bareng rekan kerja atau bahkan dengan atasan sekalipun. Pertama, bila Anda menangkap ada kesan pembicaraan mengarah kepada gosip, Anda tak perlu menepisnya secara frontal dengan cara halus tidak menanggapinya. Ingat, Anda jangan sampai melarang orang berbicara gosip, tapi Anda cukup tidak menanggapinya secara serius, cukup tersenyum saja. Kedua, cari celah paling enak untuk membicarakan hal lain yang mengajaknya tidak gosip lagi. Misalnya terjadi percakapan antara Anda (A) dan rekan (R) kerja Anda:

R: “Ah gila kalau sudah urusannya dengan pembelian, si Ana itu semangat banget karena Purchasing Manager nya kelihatan naksir dia dan si Ana nya suka juga kayaknya …”

A: (tak perlu berkata apa-apa, cukup senyum saja sebagai tanda Anda mendengarkan si R)

R: “Pernah tuh gue mergokin si Ana sedang ngobrol di ruang Purchasing Manager seoalh membicarakan rencana pembelian generator buat gedung kita. Ah dasar …cuma alasan aja …!”

A: “Oh ….generator? Hmmmm …. Mungkin memang benar kita perlu generator cadangan ya karena di gedung kita sering terjadi listrik padam …. Memang kita perlu ya generator ….”

Dalam skenario ini, Anda tetap fokus pada pembicaraan penting (terkait kondisi sering padamnya listrik di perusahaan Anda) tanpa terseret masuk ke dalam gossiping yang kalau dibicarakan tak akan ada habisnya.

Memang sebagai HPL Anda harus bicara dengan banyak orang, namun ANda tentu harus fokus pada pembicaraan yang penting saja, tak perlu terlibat dalam pembicaraan yang mengarah ke gosip.

Seorang HP melakukan kegiatan “berbicara dengan banyak orang” memperhatikan hal-hal pokok berikut ini:

1. Memahami konteks
2. Fokus kepada perbaikan
3. Menggairahkan suasana
4. Speak to Inspire
5. Menggalang komitmen

 

1.) Memahami Konteks

Ini merupakan pekerjaan awal seorang HPL ketika ingin berbaur dan kemudian berbicara dengan banyak orang. Meski pada akhirnya ia harus berbicara, seorang HPL menyadari sepenuhnya bahwa ia harus efektif pada saat berbicara sehingga pada akhirnya bisa menginspirasi terjadinya tindak-lanjut paska pembicaraan. Artinya, pada setiap interaksi seorang HPL sudah begitu matang pertimbangannya tentang bagaimana ia harus membawa dirinya dalam pembicaraan. Memahami konteks merupakan langkah awal yang sangat penting karena percuma bila berbicara namun tidak sesuai dengan konteks, akan terasa buang-buang tenaga dan waktu.

Teknik melakukan kegiatan memahami konteks ini perlu diingat seorang HPL: listen (mendengarkan) – observe (mengamati) – probe (bertanya untuk mendapatkan kejelasan) atau biasa saya singkat dengan LOP. Tujuan kegiatan memahami konteks adalah mendapat gambaran utuh mengenai permasalahan atau topik yang sedang dibicarakan.

Listening

Tom Peters mengatakan Hukum 18 Detik berdasarkan survei yang dilakukannya. Menurut survei tsb, rata-rata seorang dokter hanya sabar mendengarkan keluhan pasien selama 18 detik saja dan segera memotong pembicaraan sang pasien. Ah …jangan-jangan kitapun juga seperti itu, masuk dalam Hukum 18 Detik nya Tom Peters. Bisa jadi.

Mendengarkan secara aktif memang merupakan ketrampilan yang harus dikuasai demi meningkatkan kualitas interaksi kita dengan teman bicara yang berada di hadapan kita. Bila kualitas interaksi meningkat mencapai engagement excellence, kesuksesan sangat mungkin dicapai.

Beberapa tip dalam meningkatkan ketrampilan mendengarkan:

1. Usahakan sepenuh hati menganggap teman bicara kita adalah orang paling penting di dunia dengan sedikit mencondongkan postur badan kita ke arahnya, saat ia berbicara.

2. Abaikan segala jenis gadget yang ada di tangan Anda, tatap matanya. Ini menunjukkan bahwa kita serius sedang mendengarkannya. Bila pembicaraan berlangsung di mall yang hiruk pikuk dan banyak orang berseliweran, jangan sedetikpun mata Anda melihat orang lain yang lalu lalang. Ini akan memberi kesan mata Anda jelalatan (maaf) yang segera bisa membunuh kualitas interaksi Anda.

3. Take note. Bila ada pena dan secarik kertas, catatlah hal hal penting yang menurut Anda perlu klarifikasi atau tanggapan dari Anda. Ini akan meningkatkan rasa percaya diri teman bicara Anda karena Anda terbukti menperhatikannya saat ia berbicara.

Kita harus mengasah ketrampilan kita dalam mendengarkan secara aktif dengan dua alasan: memahami keseluruhan konteks dan menunjukkan kepada lawan bicara kita bahwa kita peduli terhadap permasalahan atau topik yang sedang dihadapi.

Observing

Dalam kegiatan mengamati (observe) tujuan kita adalah untuk mendapatkan hal-hal yang mungkin tak terungkap dalam kata-kata namun bisa kita tangkap dari bahasa tubuh (body language) teman bicara kita. Bahasa tubuh seringkali merupakan indikator yang lebih tepat untuk memahami makna dari apa yang dikatakan oleh teman bicara kita. Bisa jadi teman bicara kita mengatakan bahwa sebenarnya tidak ada permasalahan yang dihadapi namun cara mengungkapkan perkataan ini disertai dengan bahasa tubuh atau kerlingan mata yang memberi indikasi sebaliknya, justru ada permasalahan besar di situ. Ingat, sebagian besar orang tidak ingin dirinya dipersepsikan sebagai si pembuat kericuhan atau hal-hal yang menimbulkan masalah. Maka, ia lakukan dengan mengatakan yang sebaliknya.

Pada saat melakukan pengamatan ini semua indra kita diperlukan untuk mengamati secara menyeluruh baik perkataan maupun cara mengatakan dan bila ada tanda lain, misalnya adanya orang lain yang memberi kesan tertentu sehingga makna yang dikatakan bisa berbeda.

Probing

Pada saat mendengarkan dan mengamati ada kemungkinan kita mendapatkan hal-hal yang kita kurang jelas atau bahkan kurang faham sehingga kita perlu menanyakan lagi agar semakin jelas. Jadi, tujuan probing adalah mencari kejelasan tentang suatu masalah atau situasi tertentu sehingga gambaran utuh bisa kita peroleh dengan baik dalam memahami konteks ini. Selain itu kegiatan ini juga menegaskan kepada teman bicara kita bahwa kita peduli dan selalu memperhatikan setiap perkataan yang diucapkan oleh teman bicara kita. Bahkan, bila kita sebenarnya sudah memahami, hanya sekitar 5% yang kita kurang paham, ada baiknya kita tanyakan agar menjadi 100% kejelasannya.

Beberapa contoh kalimat yang bisa digunakan:

• Tadi Anda katakan bahwa hal tersebut sudah kadaluwarsa. Maksudnya apakah proses tendernya tidak bisa diulang?
• Seberapa jauh perusahaan telah mempertimbangkan dua alternatif ini?
• Apa sebelumnya belum pernah terjadi hal seperti ini?
• Maaf tadi saya kurang paham saat Anda katakan bahwa semuanya sudah ada di peraturan perusahaan. Tepatnya peraturan yang mana ya?
• Maaf kalau Anda musti jelaskan lagi. Saya kurang jelas pada proses kedua yang Anda singgung tadi ….Mungkin bisa diulang?

Kalau diperhatikan, fokus dari semua pertanyaan adalah menyangkut apa yang telah dijelaskan oleh teman bicara kita namun bukan tentang tindakan apa yang akan dia lakukan setelah itu karena itu merupakan pembicaraan lanjutan Anda nantinya setelah probing ini selesai.

2.) Fokus kepada perbaikan

Apapun topik yang dibahas, usahakan selalu fokus kepada upaya perbaikan dan hindari sikap untuk melakukan penilaian siapa yang salah atau benar. Mengapa? Anda harus ingat bahwa tujuan kita pada akhirnya kita memberikan pendapat terkait perbaikan yang perlu dilakukan, jadi berorientasi kepada solusi. Kalau Anda menganalisa siapa salah dan siapa benar maka Anda telah menciptakan medan perang karena akan terjadi diskusi panjang tak berkesudahan sehingga tujuan akhir dalam “berbicara dengan banyak orang” dalam menggalang komitmen bersama menjadi buyar. Tentu ANda tidak inginkan hal ini. Seorang HPL berorientasi kepada perbaikan, solution-oriented. Bila teman bicara Anda menyeret ke diskusi yang saling menyalahkan maka Anda telah larut dalam arena saling tunjuk jari telunjuk (fingger pointing). Ini jelas tidak sehat.

Katakanlah Anda seorang supervisor sebuah gerai mini mart yang sedang menangani keluhan pelanggan terhadap kualitas produk barang yang Anda jual di gerai. Fokus Anda tentunya paling utama adalah memulihkan kepercayaan pelanggan terlebih dahulu sehingga dia akan tetap berbelanja di gerai Anda. Anggaplah ternyata memang barangnya cacat sehingga Anda harus mengganti maka utamakan memberikan produk pengganti yang terbaik sehingga pelanggan puas. Setelah itu, Anda kerjakan PR untuk menelusuri mengapa barang cacat tersebut bisa ada di gerai Anda. Siklus penangana keluhan pelanggan lebih penting daripada Anda minta pelanggan menunggu hasil penelusuran Anda yang memakan waktu cukup lama. Pelanggan tidak perlu tahu urusan dapur kita. Pelanggan harus puas sehingga ia percaya terhadap gerai kita. Itulah mindset seorang HPL sejati.

3.) Menggairahkan suasana

Sikap untuk selalu berupaya membuat suasana bergairah sangat diperlukan karena dengan cara inilah kita, sebagai HPL, menanamkan nilai-nilai keseriusan kita dalam menyelesaikan suatu permasalahan. Jangan biarkan situasi dimana terkesan kita loyo tak bergairah, menganggap semua permasalahan dengan enteng sehingga tak ada semangat sama sekali mencari jalan keluar. Beberapa hari menjelang peringatan HUT RI ke 71, ada dua orang remaja yang menyapa saya sepulangnya saya dari shalat di masjid. Dua orang ini menanyakan apakah anak saya ada di rumah karena ada hal urgent dan important yang mereka akan sampaikan. Karena anak saya tidak ada, kedua remaja ini dengan serius mengatakan bahwa ada permasalahan serius dalam kepanitiaan peringatan hari kemerdekaan karena tidak ada yang bisa menjadi panitia. Mungkin bagi sebagian dari kita, peringatan HUT kemerdekaan tak perlu dengan membentuk panitia resmi, dilakukan secara ad hoc saja juga jadilah. Namun tidak demikian dengan dua remaja ini. Mereka begitu concern tentang perlunya kepanitiaan formal yang serius mengelola peringatan ini. Tak hanya itu, dua remaja ini begitu bergairah menghadapi perayaan HUT kemerdekaan meski levelnya hanya pada tingkat RT.

Kita perlu menjadi orang yang paling bersemangat bila berada dalam suatu kumpulan diskusi karena seorang HPL selalu berupaya keras untuk menggairahkan suasana. Hal ini penting dilakukan karena beberapa alasan:

• menumbuhkan sense of urgency (rasa keterdesakan) terhadap permasalahan yang dihadapi karena dengan demikian akan bisa diperoleh penggalangan komitmen bersama untuk menyelesaikannya
• menekankan bahwa masalah yang selama ini dianggap biasa namun tak pernah ada solusi akan membuat situasi menjadi memburuk, sehingga perlu penanganan segera
• memberi pembelajaran kepada orang lain dalam meningkatkan rasa kepedulian untuk menyelesaikan masalah bersama
• munularkan semangat kepada setiap orang di jajaran organisasi.

 

4.) Speak To Inspire (Spin)

Tibalah saatnya Anda sebagai seorang HPL berbicara setelah melalui tiga langkah panjang sebelumnya: memahami konteks, fokus kepada perbaikan dan menggairahkan suasana. Inilah saat paling tepat bagi Anda berbicara karena semua permasalahan telah Anda kuasai dan Anda telah menciptakan panggung yang tepat untuk berbicara. Coba bayangkan bahwa pada langkah-langkah sebelumnya Anda sebetulnya sedang memahami siapa penonton (audience) Anda lengkap dengan kebutuhan maupun keinginnannya, kemudian Anda telah juga menciptakan panggung dan sound system memadai bagia Anda untuk akhirnya naik pentas. Semua persiapan sudah ada di tangan Anda, tinggal Anda berjalan menuju panggung dengan rasa perdiri yang kuat karena semua sudah di tangan Anda. Saatnya Anda bicara!

Karena tujuan dalam pembicaraan Anda adalah memberikan inspirasi kepada orang lain untuk berkomitmen dan mengambil tindakan, beberapa hal penting ini perlu dilakukan dalam Speak To Inspire (SPIN) ini:

1. Persiapan. Persiapan. Persiapan. Ya, persiapan merupakan hal pertama yang harus Anda lakukan sebagai seorang HPL. Semua langkah mulai dari memahami konteks, fokus kepada perbaikan hingga menggairahkan suasana sudah Anda lalui dengan baik. Persiapan untuk berbicara harus matang sampai di tahap ini. Anda harus yakin bahwa Anda sudah memahami sekali teman bicara Anda siapa, baik itu dalam pertemuan kecil, misalnya rapat, atau dalam sebuah acara workshop yang dihadiri banyak peserta. Anda harus percaya diri sebelum bicara karena sebenarnya Anda sudah memahami permasalahan dan tahu benar apa yang diinginkan oleh teman bicara Anda. Persiapan ini mencakup:
   • Esensi dari pembicaraan yang akan Anda lakukan
   • Tuliskan tujuan yang ingin Anda capai dalam pembicaraan
   • Tuliskan batasan-batasan yang Anda tetapkan dan tidak akan Anda langgar, misalnya berbicara hanya dalam waktu 18 menit maksimum
   • Tuliskan rencana tindakan Anda saat berbicara, misalnya mulai dengan salam hangat yang membuat orang bersemangat, menyapa secara hangat dan santai sehingga menciptakan suasana yang menyenangkan
   • Tuliskan kalimat pertama apa yang akan Anda ucapkan. Ini sangat penting karena berdasarkan pengalaman saya menuliskan kalimat pertama dan bisa dilanjutkan ke kalimat selanjutnya sangat membantu saya untuk tetap fokus kepada apa yang saya inginkan di akhir saya bicara yaitu menimbulkan keinginan untuk menggalang komitmen bersama
   • Berikan alokasi waktu untuk masing-masing segmen bicara Anda agar memberi kesan bahwa Anda sangat peduli dalam hal pemanfaatan waktu.
2. Tanamkan kuat-kuat di dalam benak Anda bahwa tujuan Anda dalam pembicaraan akan tercapai, BUKAN memusatkan diri untuk menjadi pembicara terbaik. Buang jauh-jauh pola pikir menjadi great speaker karena ini tidak penting. Yang terpenting justru bagaimana pertemuan menghasilkan keputusan atau kesepakatan sesuai dengan tujuan mengapa pertemuan diadakan. Secara ekstrim, bisa dikatakan bahwa Anda boleh gagap dalam berbicara dan mungkin kurang menarik orang lain untuk mendengarkan. Tapi karena Anda punya kemauan kuat agar tujuan pertemuan tercapai, Anda tetap berbicara dalam rangka mencapai tujuan. Kalau ANda fokus mencapai tujuan di akhir pertemuan, secara otomatis Anda menjadi inspiring speaker bukan karena Anda jago berbicara tapi audience melihat bahwa Anda serius ingin mendapatkan manfaat dari pertemuan yang dilakukan.
3. Datang lebih awal. Bila percakapan melalui suatu pertemuan atau rapat, maka usahakan Anda datang lebih awal sekurang 10 menit sebelum waktu. Ini sangat penting untuk menunjukkan kepada audience Anda bahwa Anda lebih siap dibandingkan yang lain karena acara ini pada dasarnya acara Anda sebagai pembicara utama. Jadi ketepatan waktu sangat penting. Tidak boleh terlambat meski satu detik sekalipun. Bila sudah ada yang hadir selain Anda, berbaurlah dengan mereka dan ajak bicara. Ini penting sekali karena Anda ingin memahami mereka dengan baik.
4. Siapkan panggung yang nyaman bagi Anda untuk berbicara. Yang dimaksud di sini adalah pola pikir bahwa seolah Anda sedang menyiapkan sebuah panggung lengkap dengan perangkatnya untuk membantu Anda fokus kepada apa yang menjadi topik bahasan. Dalam hal ini termasuk di mana tepatanya Anda akan berdiri di panggung, apakah di tengah, samping kiri atau samping kanan. Dalam sebuah seminar, Anda tak bisa memilih dari setting yang sudah disiapkan, misalnya Anda bicara di podium sebelah kanan atau kiri. Namun, Anda bebas memutuskan bagaimana Anda akan berbicara. Bila disediakan podium, saran saya jangan ANda gunakan. Mengapa? Sebuah podium menciptakan jarak formal antara Anda dan audience. Sebaiknya Anda mengambil tempat berdiri di tengah, bebas bergerak ke kanan maupun ke kiri sesuai dengan ritme yang Anda tentukan sendiri.
5. Berikan sinyal, kalau bisa tanpa mengeluarkan ucapan, agar audience memperhatikan Anda. Dalam hal berbicara di sebuah rapat, ciptakan seolah Anda memiliki panggung meski Anda hanya duduk di salah satu kursi dalam ruang rapat. Ingat, mengajak audience untuk memperhatikan dengan menggunakan kata-kata dampaknya terhadap reputasi Anda kurang bila dibandingkan dengan audience merasa perlu untuk memperhatikan Anda karena adanya sinyal yang Anda berikan. Caranya bisa banyak hal, misalnya:
   • Seolang menjatuhkan pena ke lantai sehingga ada bunyi dan membuat mata audience terpusat ke Anda
   • Memberikan gerakan tubuh seolah Anda akan memulai sesi, misalnya seolah setting laptop
   • Berdiri sambil tersenyum memandangi setiap orang yang hadir sehingga tercipta suasana jeda dalam berbicara antara audience
6. Ucapkan salam dengan semangat untuk menggairahkan suasana pertemuan. Andalah yang harus mendahului untuk menciptakan suasana semangat sehingga sesi akan berlangsung secara dinamis karena setiap yang hadir berkontribusi.
7. Pada saat berbicara amati gerak-derik audience dan jangan ragu memberi kesempatan bagi audience yang sepertinya ingin bertanya atau berkomentar.
8. Selalu ambil sisi positif terhadap apapun komentar atau pertanyaan dari audience karena sebagai pembicara Anda tak boleh mengkritik penanya meskipun ia menyerang Anda. Justru bila ia menyerang, inilah kesempatan tterbaik Anda untuk meningkatkan reputasi Anda sebagai pembicara ulung yang berorientasi kepada memuaskan audience. tak ada yang salah dengan audience. Ini pol pikir yang harus Anda tanamkan kuat-kuat di dalam benak Anda.
9. Pada akhir pembicaraan, jangan terlewatkan merangkum inti pembicaraan Anda dalam bullet point yang tak melebihi dari tiga hal. Mengapa harus tiga? Karena otak manusia sulit mengingat hal melebihi tiga.

 

5.) Menggalang komitmen

Tujuan akhir dalam berbicara dengan banyak orang adalah menggalang komitmen untuk mencapai suatu tujuan secara bersama dengan kolaborasi yang menyenangkan, tak ada rasa timpang diantara anggota yang mengerjakannya. Hal ini terkait tentunya dengan speak to inspire yang sebelumnya telah Anda lakukan. Karena tujuan Anda berbicara bukan untuk menjadi pusat perhatian namun lebih untuk mencari solusi bersama atas permasalahan atau gagasan yang sedang dihadapi, tak penting apakah Anda telah berbicara dengan meyakinkan atau tidak. Bahkan, seorang pembicara gugup pun justru bisa menjadi penyulut inspirasi bagi orag lain karena ia menunjukkan ketulusannya sebagai pembicara yang biasa saja, bukan seorang orator sejati.

Komitmen yang digalang bisa dalam bentuk:

• Pemahaman yang sama terhadap isu atau gagasan yang sedang dihadapi bersama, tak ada salah pengertian lagi
• Kesepakatan bahwa sebagian atau semua audience dalam pembicaraan Anda bersedia menjalankan hala-hal pokok yang sesuai dalam pembicaraan Anda dan diskusi selama sesi berlangsung
• Adanya sebagian audience yang merasa terinspirasi dengan pembicaraan Anda sehingga ia bersedia menjadi volunteer (suka rela) dalam menyukseskan gagasana Anda

Lima hal tersebut menjadi agenda utama seorang HPL dalam melakukan kegiatan berbicara dengan banyak orang. Tentu setiap permasalahan punya ciri tersendiri yang tak bisa disamaratakan, namun sekurangnya garis besar kerangka kerjanya sama.

 

Read Full Post »