Feeds:
Posts
Comments

Menurut Malcolm Gladwell, tentang berbicara di hadapan publik:

1. Memerlukan kerja keras
2. Mau berbicara memang bila manfaatnya banyak
3. Memerlukan materi banyak, jangan banyak mengulang
4. Berpikir keras terkait audience
5. Berpikir keras tentang performance, bukan sekedar speech
6. Bukan sekedar berdiri dan bicara, namun ada prinsip2nya
7. Berbicara secara otentik, natural, tidak menjadi orang lain
8. Puas bila bisa menjembatani celah (gap) dengan audience

Kurang puas? Silakan baca link di bawah ini ….

8 insights from Malcolm Gladwell that made him a better speaker

Dalam setiap workshop yang saya fasilitasi, perhatian utama saya selalu pada audience: apa sih yang sebenarnya mereka butuhkan, atau permasalahan / tantangan apa yang sebenarnya sedang mereka hadapi??? Inilah yang saya sebut dengan “memahami konteks”. Hal ini penting. Saya tak mau berdiri dihadapan peserta hanya nyerocos tentang ilmu manajemen atau teori Corporate Culture atau Strategic Management. Buat apa? Wong mereka belum tentu datang ke workshop sudah siap dengan itu semua. Untuk itu, biasanya saya hadir paling pagi bahkan bisa 45 menit sebelum acara dimulai karena saya pengen mengamati jenis-jenis orang seperti apa yang bakalan menjadi audience saya. Sun Tzu dalam “The Art of War” mengatakan bahwa kita harus datang lebih awal dari musuh supaya menguasai medan perang kita.

Biasanya saya membuat kopi dulu dan setiap ada peserta yang hadir, saya harus mendahului menyapa untuk memperkenalkan diri. Satu persatu peserta saya kenal terlebih dahulu supaya saya lebih bisa memahami konteks dan nantinya nyaman dalam memfasilitasi workshop. Pada saat key note speker hadir, biasanya CEO atau Direktur SDM, saya jelaskan terlebih dahulu mengenai tujuan workshop. Hal ini memudahkan saya agar tak lagi nggedobhos menjelaskan ke peserta mengapa perlu workshop ini.
Setelah acara pembukaan oleh CEA, saya masuk dengan sedikit perkenalan (tak lebih dari 2 menit) dan yang paling penting saya tekankan bahwa workshop ini untuk ANDA semuanya.

Bapak Ibu sekalian …. fungsi saya dalam workshop ini sebagai fasilitator. Sedangkan AKTOR nya adalah ANDA SEMUA …!! Panggung di depan ini untuk Anda dan saya akan lebih banyak mendengar, Anda yang harus aktif banyak bicara, bukan saya

JRENG!

dont-give-a-speech-create-an-experience

SPIN Leadership

Kouzes dan Posner mengidentifikasi lima konsep dalam survei yang mereka lakukan terkait kepemimpinan: “Model the Way”, “Inspire a Shared Vision”, “Challenge the Process”, “Enable Others to Act” dan “Encourage the Heart” yang diuraikan dengan jelas dalam bukunya yang fenomenal bertajuk The Leadership Challenge. Menarik disimak di sini karena berdasarkan pengalaman saya memfasilitasi dan membantu Pimpinan perusahaan dalam mengawal proses perubahan budaya ternyata memang lima hal tersebut terasa pas sekali dengan apa yang selama ini saya jumpai dalam program implementasi budaya perusahaan khususnya dalam mencetak Agen Perubahan (Change Agent). Bagi saya, seperti selalu saya tekankan dalam setiap workshop dengan calong Agen Perubahan, bahwa mereka adalah change leaders sekurangnya untuk dirinya sendiri dan lingkungan di sekitar unit kerjanya.

Secara spesifik program mencetak Agen Perubahan yang saya fasilitasi dalam beberapa sesi fokus pada lima hal tersebut:

Model The Way

Di bagian awal, pada saat memulai workshop, saya tekankan bahwa mereka terpilih sebagai calon Change Agent setelah melalui pertimbangan dan proses seleksi yang panjang sehingga mereka secara istimewa diundang mengikuti workshop culture change ini. Biasanya saya menitip pesan ini secara khusus kepada CEO atau  Human Capital Director yang memberikan key notes speech menekankan peran mereka sebagai figur panutan (role model) yang memahami peta jalan (roadmap) transformasi budaya yang sedang dilakukan oleh perusahaan.

Inspire Shared Vision

Di setiap workshop mencetak Agen Perubahan saya selalu mulai dengan sesi penting yang mutlak harus ada, tak boleh terlewatkan, yaitu Visioning. Tujuan sesi ini adalah agar setiap Agen Perubahan memaknai secara komprehensif paripurna bagaimana visi perusahaan ini memberi makna dalam perjalanan perusahaan di masa mendatang dalam bentuk yang konkrit. Biasanya saya menekankan hal-hal pragmatis secara khusus, misalnya bila memang customer focus, apa benar bila seorang Manager mengatakan kepada anak buahnya untuk mengangkat telpon dari customer mengatakan bahwa dia sedang meeting padahal sebenarnya dia (Manager) enggan menerima telpon customer tersebut. Atau contoh konkrit lainnya. Biasanya saya bahas secara rinci sesi visioning ini, bahkan setiap pertanyaan atau usulan dari peserta saa kupas tuntas karena memang dasar dari semua proses transformasi adalah pemahaman komprehensif pragmatis terhadap visi perusahaan. Karena peran penting Agen Perubahan dalam menginspirasi rekan kerja maupun anak buahnya tentang visi perusahaan dalam bentuk yang konkret. Katanya mau jadi the best, tapi kok mengerjakan proyek dengan kualita seadanya? Katanya harus profesional, tapi kok masih sering datang ke kantor telat? Semuanya dikaitkan dengan elemen visi dari perusahaan.

Challenge The Process

Pada saat menekankan bagian ini saya selalu berapi-api dalam memimpin workshop? Mengapa? Saya telah mengalami sendiri bagaimana sebuah perbaikan signifikan yang memberikan hasil luar biasa bisa dihasilkan dengan mempertanyakan (challenge) proses kerja yang selama ini berlaku. Sekitar tahun 2000, saya saya memfasilitasi process improvement team di sebuah perusahaan jasa, saya menjumpai fakta mengejutkan bahwa sebagian besar (lebih dari 70%) proses kerja didesain dan dijalankan karena faktor kenyamanan dari orang yang mengerjakan bukan dari sisi customer. Ini sungguh mengejutkan saya dan terbukti ketika proses sederhana ini didobrak dengan mengutamakan kenyamanan customer, ternyata hasilnya signifikan karena bisa mempercepat proses kerja. Seorang Agen Perubahan harus selalu mempertanyakan proses kerja yang sedang berlangsung:

  • Apakah customer puas dengan pelayanan saat ini?
  • Berapa banyak proses yang tidak bermanfaat (non-adding value) dari sisi customer?
  • Apakah non-value adding activities tersebut diperlukan memenuhi compliance?
  • Adakah cara lebih sederhana agar customer lebih puas?

Enable Others To Act

Seorang Agen Perubahan dituntut bisa melibatkan orang lain untuk terlibat dalam proses karena memang inilah kunci pokok dalam manajemen perubahan dalam konteks culture change: keterlibatan. Semakin banyak orang terlibat maka akan baik perbahan yang dilakukan dan cepat tercapai tujuan perubahan. Seorang Agen Perubahan tak hanya sekedar bisa mensosialisasikan pokok-pokok perubahan budaya yang diinginkan dalam upaya meraih visi, namun juga bisa menginspirasi orang lain untuk ikut bergerak, mendobrak inersia.

Encourage The Heart

Seorang Agen Perubahan harus memiliki kecerdasan emosi (EQ) yang mumpuni agar ia bisa benar2 menyentuh hati nurani orang lain agar mereka meresapi pentingnya perubahan dan terus menerus ikut berpartisipasi dalam proses perubahan. Ini bukan bermakna sempit memberi pujian kepada orang lain namun ia berempati dengan orang lain terhadap tantangan atau masalah yang dihadapi orang lain sehingga ia secara tulus memberi dukungan mental kepada orang lain. Kata kuncinya memang berempati kepada orang lain.

Bila saya meminjam proses berpikir Michael Porter, seorang pakar strategi dari Harvard, yakni dalam istilahnya dia yang cukup fenomenal dan digunakan secara luas yakni value chain , maka lima hal terkait kepemimpinan tersebut adalah sebagai berikut:

leadership-value-chain

SPIN Leadership

Sampai sejauh ini saya masih menekankan kepada lima hal yang sebenarnya bisa dibilang sebagai tahapan yang berorientasi kepada “proses” dan masih belum menyinggung mengenai kualitas atau karakteristik pemimpin seperti apa yang diharapkan bisa melakukan lima tahapan besar tersebut. Setelah saya resapi dan melakukan studi terhadap  45 buku bertajuk kepemimpinan plus beberapa referensi, saya menyimpulkan ada 4 karakter seorang pemimpin yang baik: menyadari siapa jati dirinya (self awareness),  berusaha melibatkan diri dengan orang di sekitarnya (presence), menginspirasi orang lain untuk menjadi pribadi yang baik (inspiring) dan selalu cekatan / cepat dalam bertindak (nimble).

Menyadari siapa jati dirinya (memiliki self-awareness yang baik)

Seorang good leader menyadari sekali siapa jati-dirinya karena dia setiap hari sebelum memulai pekerjaannya dia selalu melakukan self-assessment terhadap apa yang dia lakukan selama ini khususnya dalam hal hubungan dengan orang lain. Melakukan penilaian-diri (self-assessment) terhadap rutinitas pekerjaannya sehari-hari. Penekanan dalam hal ini lebih kepada hal-hal praktis, misalnya dalam menjalin hubungan dengan karyawan maupun kerabat kerja di kantor, dalam menghadiri atu memimpin rapat, dalam melakukan pengawasan pekerjaan sehari-hari dan sikap kerja bila menghadapi permasalahan.Ia menyadari sepenuhnya bahwa penguasaan terhadap kegiatan rutin sangat perlu dilakukan agar sebagai pemimpin ia memiliki kepekaan terhadap apa yang dilakukannya maupun apa yang dikerjakan oleh tim kerjanya. Ia juga sangat menyadari tentang apa yang ingin ia capai dalam hidup dan karirnya. Terkait hal ini saya pernah menulis High Performing Leader di blog ini.

Berusaha melibatkan-diri (being present)

Ini sebenarnya bukan berarti ia selalu ingin tampil menonjol dari lainnya, justru sebaliknya, ia berbaur dengan rang lain yang dipimpinnya dan selalu “hadir dan ada”. Artinya, ia tak sekedar berada secara fisik di tengah-tengah orang lain namun juga pikiran dan hatinya terfokus kepada konteks yang sedang dihadapi oleh orang di sekitarnya. Banyak kita jumpai para pejabat tinggi yang sibuk dan kemudian ia hadir dalam sebuah acara untuk membuka acara tersebut, kemudian ia memberikan pidato yang tidak tepat sasaran karena pikirannya terpusat kepada kegiatan lain yang ia harus hadiri setlah acara tersebut. Seorang good leader fokus pikirannya pada saat ia berada di sekitar orang lain. Dia tak sekedar “hadir” namun ia juga “ada” di situ dalam arti pikiran dan hatinya, tak bercabang kemana-mana.

Menginspirasi orang lain untuk menjadi pribadi yang lebih baik (inspiring)

Seorang good leader memancarkan aura yang bisa menginspirasi orang lain menjadi pribadi yang lebih baik. Keberadaannya di sekitar orang lain membuat orang mencoba meniru hal-hal baik yang ia lakukan misalnya: menjadi pendengar yang baik, pengamat yang baik dan juga penanya yang baik karena pertanyaannya memicu orang lain berpikir positif. Tak berhenti di situ, seorang good leader sangat hati-hati dalam berbicara sehingga ia cenderung lebih banyak mendengarkan dengan seksama dan bila saatnya tepat ia akan berbicara. Pada saat berbicara, ia bisa membidik dengan tepat apa-apa yang menjadi pusat perhatian dari orang disekitarnya. Hal ini disebabkan karena ia adalah pendengar yang baik, pengamat yang cermat dan penanya ulung. Bukankah salah satu tugas utama seorang leader agar ia efektif dalam memimpin adalah bertanya dengan pertanyaan yang benar? Ini harus dipelajari oleh setiap orang yang ingin menjadi good leader.

Cekatan (nimble)

Ada bahasa Jawa yang lebih pas dalam hal ini yakni prigel. Orang yang prigel mencakup dua hal: proaktif yakni antisipatif terhadap apa yang perlu dilakukan serta menjalankannya dan sekaligus responsif. Saya tidak mengatakan bahwa bahasa Indonesia cekatan tidak mencakup dua hal tersebut namun selama ini sering dimaknai dengan hal terkait responsif tidaknya seseorang dalam bereaksi terhadap suatu rangsangan. Makna cekatan yang ingin saya tekankan di sini mencakup seperti apa yang ada dalam bahasa Jawa dengan istilah prigel tersebut. Dalam bahasa Inggris makna prigel sama dengan nimble seperti saya dapat dari googling:

  1. quick and light in movement; moving with ease; agile; active; rapid:
    nimble feet.
  2. quick to understand, think, devise, etc.:
    a nimble mind.
  3. cleverly contrived:
    a story with a nimble plot.

Makna nimble sangat beda dengan decisive karena orang yang nimble sudah pasti decisive namun orang yang decisive belum tentu nimble.

Dari dua bahasan terkait tahapan dan karakteristik di atas, maka model kepemimpinan gabungan menjadi seperti ini:

leadership-concept

Dalam hal ini orang yang menganut prinsip SPIN (Self-awareness – Presence – Inspiring – Nimble) Leadership dengan mudah menjalankan 5 tahapan dalam The Leadership Challenge.

 

 

 

 

 

Speak to Inspire

“Bila tak bisa berbicara baik lebih baik diam” memberikan makna yang mendalam karena pada dasarnya berbicara tanpa dasar bisa menyebabkan kerugian bagi kita, dan lebih baik diam. Artinya, apapun yag kita ungkapkan haruslah bermakna positif bagi orang lain maupun diri kita sendiri.

3 HAL dalam Speak to Inspire:

1.) Pahami terelebih dahulu konteksnya. Kadang kita menjumpai seorang pembicara atau bahkan orator yang pidatonya begitu bagus dan bersemangat namun ternyata di luar konteks. Seorang teman saya sedang mengendarai mobil dan melihat ada orang sedang naik motor terjatuh. Karena jalanan sepi dan dia merasa iba, maka ia meminggirkan mobilnya dengan maksud memberi pertolongan kepada pengendara motor yang jatuh. Ternyata cukup parah karena pengendara motor tersebut sepertinya pingsan, tak sadarkan diri. Pada saat teman saya sedang menolong pengemudi motor tersebut, orang lain mulai berdatangan ikut menolong juga. Setelah itu temen saya menerima hujatan dari orang seolah pengendara motor itu ditabrak temen saya. Cukup lama terjadi pembicaraan ini dan sampai akhirnya pengemudi motor sadar dan mengatakan bahwa ia terjatuh bukan karena ditabrak mobil.

2.) Berpikir sebelum berbicara. Ini sesuai dengan melakukan analisis denganTHINK framework: is it true? (T), is it helpful? (H), is it inspiring ?(I), is it necessary? (N) dan is it kind?(K). Kalau kita secara hati-hati mempertimbangkan ini dan telah memahami konteksnya, kita bisa merencanakan dengan baik apa yang akan kita ucapkan dalam suatu pertemuan baik itu rapat maupun workshop atau seminar. Jangan sampai di depan banyak orang peserta workshop kita berbicara tanpa memahami konteks dan menggunakan THINK framework ini.

3.) Berbicara (Act). Saat berbicara harus memperhatikan dua langkah sebelumnya yaitu memahami sepenuhnya konteks yang sedang dibahas dan juga perencanaan pembicaraan yang matang. Fokusnya adalah kepuasan kepada audience kita, bukan pada kehebatan diri sebagai pembicara ulung!
Pada akhir pembicaraan jangan lupa meminta feedback apakah yang baru saja dikatakan sesuai dengan harapan audience. Diperlukan keberanian untuk meminta feedback karena sebagai inspiring speaker kita harus tahu bahwa menjadi pembicara ulung bukanlah tujuan karena yang terpenting kepuasan audience tercapai.

Sederhana bukan?

Share bila bermanfaat ….


Dalam bukunya bertajuk Leadership Presence Halpern dan Lubar menyajikan sebuah kerangka-kerja yang layak untuk kita simak:

P yang merupakan singkatan dari being Present

R yang merupakan singkatan dari Reaching Out

E yang merupakan singkatan dari Expressiveness

S yang meruakan singkatan dari Self-knowing

Being Present (Hadir dan “ada”)

Dalam era digital ini kehadiran menjadi suatu hal yang langka dan bila terjadi merupakan suatu hal yang perlu dihargai karena pada era ini orang pada dasarnya berpikiran praktis sehingga komunikasi dan silaturahim cukup melalu WA, SMS atau email, tidak perlu bertatap-muka. Tentu ini bukan merupakan hal yang salah mengingat hal ini juga bisa lebih efisien. Namun, pada suatu titik tentu diperlukan adanya tatap muka. Dalam konteks profesi, tentunya ini merupakan serangkaian rapat yang sekaligus merupakan forum tatap-muka. Seorang leader diperlukan untuk hadir dalam pertemuan dan sekurangnya bisa menunjukkan bahwa dirinya hadir secara fisik dalam pertemuan. Sayangnya hadir saja tak cukup karena dewasa ini tentu kita banyak mengamati perilaku orang yang secara fisik ada di suatu pertemuan namun pikirannya tidak pada pertemuan itu karena lebih fokus kepada hal-hal yang dilihatnya di layar gadget nya.

Dalam hal ini dieprlukan seorang leader yang tak sekedar hadir tapi dia juga “ada” di dalam pertemuan itu. Artinya dia fokus bertatap muka dengan orang lain yang hadir di dalam pertemuan itu, pikirannya tertuju kepada pertemuan bukan kepada apa yang terjadi di gadget nya. Hadir dan “ada” ini diperlukan karena menunjukkan kualitas seorang leader:

  • Menghargai secara tulus bahwa pertemuan yang dihadirinya merupakan hal penting karena buat apa dia menjadwalkan hadir kalau tidak penting? Hal ini harus dia tunjukkan dengan sikap bahwa pertemuan ini penting.
  • Keber”ada”annya menunjukkan komitmen bahwa ia merupakan pribadi yang committed sehingga merasa perlu hadir dan berperan sesuai yang dibutuhkan oleh pertemuan tersebut.
  • Kehadiran dan keberadaannya akan memberikan inspirasi kepada orang lain tentang bagaimana ia bersikap dalam pertemuan tersebut.
  • Memudahkan menggalang komitmen untuk hal-hal yang tak sekedar dibahas dalam pertemuan namun juga pada hal lain yang akan dikerjakan di kemudian hari.

Reaching Out

Seorang good leader menciptakan dan membina hubungan baik dengan orang lain untuk selalui memahami konteks dan selalu mutakhir (updated) terhadap permasalahan dan tantangan yang dihadapi.

 

Dalam teori manajemen, kita selalu diajarkan bagaimana menjalankan tugas managerial dengan sebaik mungkin bahkan menjadi mendekati kesempurnaan. Padahal kita semua tahu bahwa kesempurnaan itu suatu hal yang mustahil bisa dipenuhi karena milik Sang Pencipta Alam Semesta ini. Yang namanya buatan manusia, selalu saja ada kekurangannya meskipun telah melalui proses perancangan yang cermat. Seorang High-Performing Leader memahami hal ini dengan baik dan menjalankannya dalam pekerjaannya sehari-hari. Meskipun ia telah menetapkan standar kerja yang tinggi karena memang sudah menjadi ciri khas sorang HPL, namun ia bisa memahami bila staff nya menjalankan tugas tidak sesuai standar tinggi yang ia terapkan pada dirinya sendiri.

Seorang HPL dalam kesehariannya memang menerapkan standar yang tinggi bagi dirinya dan berupaya mengajarkan kepada staff nya standar yang sama. namun bila dalam kenyataannya staff tidak berhasil menerapkannya, ia tak banyak menuntut tapi memberi tahu secara tegas bagaimana yang seharusnya dilakukan. Hal ini penting karena ia tak menginginkan kehadirannya tak memberi nilai-tambah kepada staff-nya.

Apa saja yang dilakukan oleh seorang HPL bila menjumpai ketidaksempurnaan pekerjaan staff maupun orang lain?

  1. Memberikan apresiasi terhadap hasil yang telah dicapai, terlepas bahwa itu belum setinggi standar yang ditetapkan oleh HPL. Hal ini perlu dilakukan karena bagaimanapun, hasil yang dicapai ini tentu telah melalui kerja keras dan proses yang panjang sehingga perlu diapresiasi.
  2. Ketika menjumpai kekurangsempurnaan, menanyakan terlebih dahulu apa yang sebenarnya ingin dicapai. Hal ini dimaksudkan untuk mengeksplorasi kepada yang mengerjakan pekerjaan tentang hasil yang sebenarnya ingin dicapai. Misalnya penyusunan slides untuk presentasi, perlu ditanyakan apa tujuan presentasinya.
  3. Menanyakan apa permasalahan yang dihadapi dalam mencapai tujuan tersebut.
  4. Menanyakan apa yang telah diupayakan untuk mengatasi masalah tersebut.
  5. Menayakan apa saja pilihan-pilihan yang dipertimbangkan dalam mengatasi permasalahan dan meraih tujuan yang diinginkan.
  6. Menanyakan atau mengkonfirmasi bahwa hasil yang didapat ini merupakan rekomendasi setelah melalui proses di atas.

 

 

Ciri ketiga dari seorang High-Performing Leader (HPL) setelah penilaian-diri dan belajar dari rekan kerja adalah berbicara dengan banyak orang. Menurut saya, tanpa mengesampingkan pentingnya dua ciri sebelumnya, berbicara dengan banyak orang merupakan hal yang sangat penting karena saya sudah melihat begitu banyak orang sukses karena kebiasaan ini. Saat saya memulai sesi Six Conversations yang merupakan bagian dari coaching program di Conoco Phillips Indonesia (COPI) saya selalu mulai dengan kisah ditemukannya Post-It oleh 3M. Semua orang tahu bahwa Post-It merupakan hasil temuan tidak sengaja yang tadinya ditujukan untuk membuat lem perekat yang kuat namun justru gagal. Akhirnya ada seseorang bernama Arthur Fry mencoba menggunakan perekat gagal itu. Ia memakainya untuk menempelkan kertas pembatas pada halaman buku. Benar saja. Arthur tidak lagi kerepotan menandai bukunya dengan kertas. Lem itu menjaga kertas pembatas tetap melekat, tanpa merusak kertas buku ketika dilepas. Akhirnya kita semua tahu bahwa Post-It sudah menjadi produk luar biasa dan booming saat itu serta sekarang selalu berada di sekitar kita. Ini semua bisa terjadi karena ada seseorang yang memulai percakapan dengan orang lain hingga idenya menjadi temuan yang bermanfaat.

Dalam kisah lain dikatakan bahwa inovasi Post-It itu bisa terjadi karena di 3M sudah merupakan budaya perusahaan bahwa setiap karyawan membiasakan diri berbicara dengan orang lain di perusahaan tersebut. Hal ini memudahkan terjadinya ide-ide cemerlang yang sebelumnya tidak pernah terpikirkan bahkan tidak dianggap penting. Dalam salah satu bukunya Tom Peters mengatakan: “Don’t waste your time having lunch alone – invite others to join you!” Budaya menciptakan percakapan ini terbukti sangat positif dalam pertumbuhan perusahaan dan pengembangan diri bagi staff. Bagi kita, orang timur, biasanya makan siang rame-rame justru digunakan sebagai ajang gosip. Ini memang kenyataan yang kita hadapi sehari-hari. Namun, tidak masalah hal ini terjadi dan bukan alasan bagi kita untuk tak mau makan siang bareng kalau alasannya tidak mau terlibat gossip. Kita tak bisa lari dari kenyataan. Namun, Anda masih bisa menemukan banyak hal positif ketika makan siang bareng rekan kerja atau bahkan dengan atasan sekalipun. Pertama, bila Anda menangkap ada kesan pembicaraan mengarah kepada gosip, Anda tak perlu menepisnya secara frontal dengan cara halus tidak menanggapinya. Ingat, Anda jangan sampai melarang orang berbicara gosip, tapi Anda cukup tidak menanggapinya secara serius, cukup tersenyum saja. Kedua, cari celah paling enak untuk membicarakan hal lain yang mengajaknya tidak gosip lagi. Misalnya terjadi percakapan antara Anda (A) dan rekan (R) kerja Anda:

R: “Ah gila kalau sudah urusannya dengan pembelian, si Ana itu semangat banget karena Purchasing Manager nya kelihatan naksir dia dan si Ana nya suka juga kayaknya …”

A: (tak perlu berkata apa-apa, cukup senyum saja sebagai tanda Anda mendengarkan si R)

R: “Pernah tuh gue mergokin si Ana sedang ngobrol di ruang Purchasing Manager seoalh membicarakan rencana pembelian generator buat gedung kita. Ah dasar …cuma alasan aja …!”

A: “Oh ….generator? Hmmmm …. Mungkin memang benar kita perlu generator cadangan ya karena di gedung kita sering terjadi listrik padam …. Memang kita perlu ya generator ….”

Dalam skenario ini, Anda tetap fokus pada pembicaraan penting (terkait kondisi sering padamnya listrik di perusahaan Anda) tanpa terseret masuk ke dalam gossiping yang kalau dibicarakan tak akan ada habisnya.

Memang sebagai HPL Anda harus bicara dengan banyak orang, namun ANda tentu harus fokus pada pembicaraan yang penting saja, tak perlu terlibat dalam pembicaraan yang mengarah ke gosip.

Seorang HP melakukan kegiatan “berbicara dengan banyak orang” memperhatikan hal-hal pokok berikut ini:

  1. Memahami konteks
  2. Fokus kepada perbaikan
  3. Menggairahkan suasana
  4. Speak to Inspire
  5. Menggalang komitmen

 

1.) Memahami Konteks

Ini merupakan pekerjaan awal seorang HPL ketika ingin berbaur dan kemudian berbicara dengan banyak orang. Meski pada akhirnya ia harus berbicara, seorang HPL menyadari sepenuhnya bahwa ia harus efektif pada saat berbicara sehingga pada akhirnya bisa menginspirasi terjadinya tindak-lanjut paska pembicaraan. Artinya, pada setiap interaksi seorang HPL sudah begitu matang pertimbangannya tentang bagaimana ia harus membawa dirinya dalam pembicaraan. Memahami konteks merupakan langkah awal yang sangat penting karena percuma bila berbicara namun tidak sesuai dengan konteks, akan terasa buang-buang tenaga dan waktu.

Teknik melakukan kegiatan memahami konteks ini perlu diingat seorang HPL: listen (mendengarkan) – observe (mengamati) – probe (bertanya untuk mendapatkan kejelasan) atau biasa saya singkat dengan LOP. Tujuan kegiatan memahami konteks adalah mendapat gambaran utuh mengenai permasalahan atau topik yang sedang dibicarakan.

Listening

Tom Peters mengatakan Hukum 18 Detik berdasarkan survei yang dilakukannya. Menurut survei tsb, rata-rata seorang dokter hanya sabar mendengarkan keluhan pasien selama 18 detik saja dan segera memotong pembicaraan sang pasien. Ah …jangan-jangan kitapun juga seperti itu, masuk dalam Hukum 18 Detik nya Tom Peters. Bisa jadi.

Mendengarkan secara aktif memang merupakan ketrampilan yang harus dikuasai demi meningkatkan kualitas interaksi kita dengan teman bicara yang berada di hadapan kita. Bila kualitas interaksi meningkat mencapai engagement excellence, kesuksesan sangat mungkin dicapai.

Beberapa tip dalam meningkatkan ketrampilan mendengarkan:

1. Usahakan sepenuh hati menganggap teman bicara kita adalah orang paling penting di dunia dengan sedikit mencondongkan postur badan kita ke arahnya, saat ia berbicara.

2. Abaikan segala jenis gadget yang ada di tangan Anda, tatap matanya. Ini menunjukkan bahwa kita serius sedang mendengarkannya. Bila pembicaraan berlangsung di mall yang hiruk pikuk dan banyak orang berseliweran, jangan sedetikpun mata Anda melihat orang lain yang lalu lalang. Ini akan memberi kesan mata Anda jelalatan (maaf) yang segera bisa membunuh kualitas interaksi Anda.

3. Take note. Bila ada pena dan secarik kertas, catatlah hal hal penting yang menurut Anda perlu klarifikasi atau tanggapan dari Anda. Ini akan meningkatkan rasa percaya diri teman bicara Anda karena Anda terbukti menperhatikannya saat ia berbicara.

Kita harus mengasah ketrampilan kita dalam mendengarkan secara aktif dengan dua alasan: memahami keseluruhan konteks dan menunjukkan kepada lawan bicara kita bahwa kita peduli terhadap permasalahan atau topik yang sedang dihadapi.

Observing

Dalam kegiatan mengamati (observe) tujuan kita adalah untuk mendapatkan hal-hal yang mungkin tak terungkap dalam kata-kata namun bisa kita tangkap dari bahasa tubuh (body language) teman bicara kita. Bahasa tubuh seringkali merupakan indikator yang lebih tepat untuk memahami makna dari apa yang dikatakan oleh teman bicara kita. Bisa jadi teman bicara kita mengatakan bahwa sebenarnya tidak ada permasalahan yang dihadapi namun cara mengungkapkan perkataan ini disertai dengan bahasa tubuh atau kerlingan mata yang memberi indikasi sebaliknya, justru ada permasalahan besar di situ. Ingat, sebagian besar orang tidak ingin dirinya dipersepsikan sebagai si pembuat kericuhan atau hal-hal yang menimbulkan masalah. Maka, ia lakukan dengan mengatakan yang sebaliknya.

Pada saat melakukan pengamatan ini semua indra kita diperlukan untuk mengamati secara menyeluruh baik perkataan maupun cara mengatakan dan bila ada tanda lain, misalnya adanya orang lain yang memberi kesan tertentu sehingga makna yang dikatakan bisa berbeda.

Probing

Pada saat mendengarkan dan mengamati ada kemungkinan kita mendapatkan hal-hal yang kita kurang jelas atau bahkan kurang faham sehingga kita perlu menanyakan lagi agar semakin jelas. Jadi, tujuan probing adalah mencari kejelasan tentang suatu masalah atau situasi tertentu sehingga gambaran utuh bisa kita peroleh dengan baik dalam memahami konteks ini. Selain itu kegiatan ini juga menegaskan kepada teman bicara kita bahwa kita peduli dan selalu memperhatikan setiap perkataan yang diucapkan oleh teman bicara kita. Bahkan, bila kita sebenarnya sudah memahami, hanya sekitar 5% yang kita kurang paham, ada baiknya kita tanyakan agar menjadi 100% kejelasannya.

Beberapa contoh kalimat yang bisa digunakan:

  • Tadi Anda katakan bahwa hal tersebut sudah kadaluwarsa. Maksudnya apakah proses tendernya tidak bisa diulang?
  • Seberapa jauh perusahaan telah mempertimbangkan dua alternatif ini?
  • Apa sebelumnya belum pernah terjadi hal seperti ini?
  • Maaf tadi saya kurang paham saat Anda katakan bahwa semuanya sudah ada di peraturan perusahaan. Tepatnya peraturan yang mana ya?
  • Maaf kalau Anda musti jelaskan lagi. Saya kurang jelas pada proses kedua yang Anda singgung tadi ….Mungkin bisa diulang?

Kalau diperhatikan, fokus dari semua pertanyaan adalah menyangkut apa yang telah dijelaskan oleh teman bicara kita namun bukan tentang tindakan apa yang akan dia lakukan setelah itu karena itu merupakan pembicaraan lanjutan Anda nantinya setelah probing ini selesai.

2.) Fokus kepada perbaikan

Apapun topik yang dibahas, usahakan selalu fokus kepada upaya perbaikan dan hindari sikap untuk melakukan penilaian siapa yang salah atau benar. Mengapa? Anda harus ingat bahwa tujuan kita pada akhirnya kita memberikan pendapat terkait perbaikan yang perlu dilakukan, jadi berorientasi kepada solusi. Kalau Anda menganalisa siapa salah dan siapa benar maka Anda telah menciptakan medan perang karena akan terjadi diskusi panjang tak berkesudahan sehingga tujuan akhir dalam “berbicara dengan banyak orang” dalam menggalang komitmen bersama menjadi buyar. Tentu ANda tidak inginkan hal ini. Seorang HPL berorientasi kepada perbaikan, solution-oriented. Bila teman bicara Anda menyeret ke diskusi yang saling menyalahkan maka Anda telah larut dalam arena saling tunjuk jari telunjuk (fingger pointing). Ini jelas tidak sehat.

Katakanlah Anda seorang supervisor sebuah gerai mini mart yang sedang menangani keluhan pelanggan terhadap kualitas produk barang yang Anda jual di gerai. Fokus Anda tentunya paling utama adalah memulihkan kepercayaan pelanggan terlebih dahulu sehingga dia akan tetap berbelanja di gerai Anda. Anggaplah ternyata memang barangnya cacat sehingga Anda harus mengganti maka utamakan memberikan produk pengganti yang terbaik sehingga pelanggan puas. Setelah itu, Anda kerjakan PR untuk menelusuri mengapa barang cacat tersebut bisa ada di gerai Anda. Siklus penangana keluhan pelanggan lebih penting daripada Anda minta pelanggan menunggu hasil penelusuran Anda yang memakan waktu cukup lama. Pelanggan tidak perlu tahu urusan dapur kita. Pelanggan harus puas sehingga ia percaya terhadap gerai kita. Itulah mindset seorang HPL sejati.

3.) Menggairahkan suasana

Sikap untuk selalu berupaya membuat suasana bergairah sangat diperlukan karena dengan cara inilah kita, sebagai HPL, menanamkan nilai-nilai keseriusan kita dalam menyelesaikan suatu permasalahan. Jangan biarkan situasi dimana terkesan kita loyo tak bergairah, menganggap semua permasalahan dengan enteng sehingga tak ada semangat sama sekali mencari jalan keluar. Beberapa hari menjelang peringatan HUT RI ke 71, ada dua orang remaja yang menyapa saya sepulangnya saya dari shalat di masjid. Dua orang ini menanyakan apakah anak saya ada di rumah karena ada hal urgent dan important yang mereka akan sampaikan. Karena anak saya tidak ada, kedua remaja ini dengan serius mengatakan bahwa ada permasalahan serius dalam kepanitiaan peringatan hari kemerdekaan karena tidak ada yang bisa menjadi panitia. Mungkin bagi sebagian dari kita, peringatan HUT kemerdekaan tak perlu dengan membentuk panitia resmi, dilakukan secara ad hoc saja juga jadilah. Namun tidak demikian dengan dua remaja ini. Mereka begitu concern tentang perlunya kepanitiaan formal yang serius mengelola peringatan ini. Tak hanya itu, dua remaja ini begitu bergairah menghadapi perayaan HUT kemerdekaan meski levelnya hanya pada tingkat RT.

Kita perlu menjadi orang yang paling bersemangat bila berada dalam suatu kumpulan diskusi karena seorang HPL selalu berupaya keras untuk menggairahkan suasana. Hal ini penting dilakukan karena beberapa alasan:

  • menumbuhkan sense of urgency (rasa keterdesakan) terhadap permasalahan yang dihadapi karena dengan demikian akan bisa diperoleh penggalangan komitmen bersama untuk menyelesaikannya
  • menekankan bahwa masalah yang selama ini dianggap biasa namun tak pernah ada solusi akan membuat situasi menjadi memburuk, sehingga perlu penanganan segera
  • memberi pembelajaran kepada orang lain dalam meningkatkan rasa kepedulian untuk menyelesaikan masalah bersama
  • munularkan semangat kepada setiap orang di jajaran organisasi.

 

4.) Speak To Inspire (Spin)

Tibalah saatnya Anda sebagai seorang HPL berbicara setelah melalui tiga langkah panjang sebelumnya: memahami konteks, fokus kepada perbaikan dan menggairahkan suasana. Inilah saat paling tepat bagi Anda berbicara karena semua permasalahan telah Anda kuasai dan Anda telah menciptakan panggung yang tepat untuk berbicara. Coba bayangkan bahwa pada langkah-langkah sebelumnya Anda sebetulnya sedang memahami siapa penonton (audience) Anda lengkap dengan kebutuhan maupun keinginnannya, kemudian Anda telah juga menciptakan panggung dan sound system memadai bagia Anda untuk akhirnya naik pentas. Semua persiapan sudah ada di tangan Anda, tinggal Anda berjalan menuju panggung dengan rasa perdiri yang kuat karena semua sudah di tangan Anda. Saatnya Anda bicara!

Karena tujuan dalam pembicaraan Anda adalah memberikan inspirasi kepada orang lain untuk berkomitmen dan mengambil tindakan, beberapa hal penting ini perlu dilakukan dalam Speak To Inspire (SPIN) ini:

  1. Persiapan. Persiapan. Persiapan. Ya, persiapan merupakan hal pertama yang harus Anda lakukan sebagai seorang HPL. Semua langkah mulai dari memahami konteks, fokus kepada perbaikan hingga menggairahkan suasana sudah Anda lalui dengan baik. Persiapan untuk berbicara harus matang sampai di tahap ini. Anda harus yakin bahwa Anda sudah memahami sekali teman bicara Anda siapa, baik itu dalam pertemuan kecil, misalnya rapat, atau dalam sebuah acara workshop yang dihadiri banyak peserta. Anda harus percaya diri sebelum bicara karena sebenarnya Anda sudah memahami permasalahan dan tahu benar apa yang diinginkan oleh teman bicara Anda. Persiapan ini mencakup:
    • Esensi dari pembicaraan yang akan Anda lakukan
    • Tuliskan tujuan yang ingin Anda capai dalam pembicaraan
    • Tuliskan batasan-batasan yang Anda tetapkan dan tidak akan Anda langgar, misalnya berbicara hanya dalam waktu 18 menit maksimum
    • Tuliskan rencana tindakan Anda saat berbicara, misalnya mulai dengan salam hangat yang membuat orang bersemangat, menyapa secara hangat dan santai sehingga menciptakan suasana yang menyenangkan
    • Tuliskan kalimat pertama apa yang akan Anda ucapkan. Ini sangat penting karena berdasarkan pengalaman saya menuliskan kalimat pertama dan bisa dilanjutkan ke kalimat selanjutnya sangat membantu saya untuk tetap fokus kepada apa yang saya inginkan di akhir saya bicara yaitu menimbulkan keinginan untuk menggalang komitmen bersama
    • Berikan alokasi waktu untuk masing-masing segmen bicara Anda agar memberi kesan bahwa Anda sangat peduli dalam hal pemanfaatan waktu.
  2. Tanamkan kuat-kuat di dalam benak Anda bahwa tujuan Anda dalam pembicaraan akan tercapai, BUKAN memusatkan diri untuk menjadi pembicara terbaik. Buang jauh-jauh pola pikir menjadi great speaker karena ini tidak penting. Yang terpenting justru bagaimana pertemuan menghasilkan keputusan atau kesepakatan sesuai dengan tujuan mengapa pertemuan diadakan. Secara ekstrim, bisa dikatakan bahwa Anda boleh gagap dalam berbicara dan mungkin kurang menarik orang lain untuk mendengarkan. Tapi karena Anda punya kemauan kuat agar tujuan pertemuan tercapai, Anda tetap berbicara dalam rangka mencapai tujuan. Kalau ANda fokus mencapai tujuan di akhir pertemuan, secara otomatis Anda menjadi inspiring speaker bukan karena Anda jago berbicara tapi audience melihat bahwa Anda serius ingin mendapatkan manfaat dari pertemuan yang dilakukan.
  3. Datang lebih awal. Bila percakapan melalui suatu pertemuan atau rapat, maka usahakan Anda datang lebih awal sekurang 10 menit sebelum waktu. Ini sangat penting untuk menunjukkan kepada audience Anda bahwa Anda lebih siap dibandingkan yang lain karena acara ini pada dasarnya acara Anda sebagai pembicara utama. Jadi ketepatan waktu sangat penting. Tidak boleh terlambat meski satu detik sekalipun. Bila sudah ada yang hadir selain Anda, berbaurlah dengan mereka dan ajak bicara. Ini penting sekali karena Anda ingin memahami mereka dengan baik.
  4. Siapkan panggung yang nyaman bagi Anda untuk berbicara. Yang dimaksud di sini adalah pola pikir bahwa seolah Anda sedang menyiapkan sebuah panggung lengkap dengan perangkatnya untuk membantu Anda fokus kepada apa yang menjadi topik bahasan. Dalam hal ini termasuk di mana tepatanya Anda akan berdiri di panggung, apakah di tengah, samping kiri atau samping kanan. Dalam sebuah seminar, Anda tak bisa memilih dari setting yang sudah disiapkan, misalnya Anda bicara di podium sebelah kanan atau kiri. Namun, Anda bebas memutuskan bagaimana Anda akan berbicara. Bila disediakan podium, saran saya jangan ANda gunakan. Mengapa? Sebuah podium menciptakan jarak formal antara Anda dan audience. Sebaiknya Anda mengambil tempat berdiri di tengah, bebas bergerak ke kanan maupun ke kiri sesuai dengan ritme yang Anda tentukan sendiri.
  5. Berikan sinyal, kalau bisa tanpa mengeluarkan ucapan, agar audience memperhatikan Anda. Dalam hal berbicara di sebuah rapat, ciptakan seolah Anda memiliki panggung meski Anda hanya duduk di salah satu kursi dalam ruang rapat. Ingat, mengajak audience untuk memperhatikan dengan menggunakan kata-kata dampaknya terhadap reputasi Anda kurang bila dibandingkan dengan audience merasa perlu untuk memperhatikan Anda karena adanya sinyal yang Anda berikan. Caranya bisa banyak hal, misalnya:
    • Seolang menjatuhkan pena ke lantai sehingga ada bunyi dan membuat mata audience terpusat ke Anda
    • Memberikan gerakan tubuh seolah Anda akan memulai sesi, misalnya seolah setting laptop
    • Berdiri sambil tersenyum memandangi setiap orang yang hadir sehingga tercipta suasana jeda dalam berbicara antara audience
  6. Ucapkan salam dengan semangat untuk menggairahkan suasana pertemuan. Andalah yang harus mendahului untuk menciptakan suasana semangat sehingga sesi akan berlangsung secara dinamis karena setiap yang hadir berkontribusi.
  7. Pada saat berbicara amati gerak-derik audience dan jangan ragu memberi kesempatan bagi audience yang sepertinya ingin bertanya atau berkomentar.
  8. Selalu ambil sisi positif terhadap apapun komentar atau pertanyaan dari audience karena sebagai pembicara Anda tak boleh mengkritik penanya meskipun ia menyerang Anda. Justru bila ia menyerang, inilah kesempatan tterbaik Anda untuk meningkatkan reputasi Anda sebagai pembicara ulung yang berorientasi kepada memuaskan audience. tak ada yang salah dengan audience. Ini pol pikir yang harus Anda tanamkan kuat-kuat di dalam benak Anda.
  9. Pada akhir pembicaraan, jangan terlewatkan merangkum inti pembicaraan Anda dalam bullet point yang tak melebihi dari tiga hal. Mengapa harus tiga? Karena otak manusia sulit mengingat hal melebihi tiga.

 

5.) Menggalang komitmen

Tujuan akhir dalam berbicara dengan banyak orang adalah menggalang komitmen untuk mencapai suatu tujuan secara bersama dengan kolaborasi yang menyenangkan, tak ada rasa timpang diantara anggota yang mengerjakannya. Hal ini terkait tentunya dengan speak to inspire yang sebelumnya telah Anda lakukan. Karena tujuan Anda berbicara bukan untuk menjadi pusat perhatian namun lebih untuk mencari solusi bersama atas permasalahan atau gagasan yang sedang dihadapi, tak penting apakah Anda telah berbicara dengan meyakinkan atau tidak. Bahkan, seorang pembicara gugup pun justru bisa menjadi penyulut inspirasi bagi orag lain karena ia menunjukkan ketulusannya sebagai pembicara yang biasa saja, bukan seorang orator sejati.

Komitmen yang digalang bisa dalam bentuk:

  • Pemahaman yang sama terhadap isu atau gagasan yang sedang dihadapi bersama, tak ada salah pengertian lagi
  • Kesepakatan bahwa sebagian atau semua audience dalam pembicaraan Anda bersedia menjalankan hala-hal pokok yang sesuai dalam pembicaraan Anda dan diskusi selama sesi berlangsung
  • Adanya sebagian audience yang merasa terinspirasi dengan pembicaraan Anda sehingga ia bersedia menjadi volunteer (suka rela) dalam menyukseskan gagasana Anda

Lima hal tersebut menjadi agenda utama seorang HPL dalam melakukan kegiatan berbicara dengan banyak orang. Tentu setiap permasalahan punya ciri tersendiri yang tak bisa disamaratakan, namun sekurangnya garis besar kerangka kerjanya sama.