Complex Problem Solving Skills menjadi urutan pertama yang dibutuhkan pada 2020 dari mereka yang bekerja berdasarkan prediksi dari World Economic Forum. Ketrampilan ini pada dasarnya mencakup kemampuan identifikasi permasalahan kompleks, melakukan review terhadap informasi yang relevan, mengembangkan alternatif serta mengevaluasinya untuk kemudian mengimplementasikannya. Ini berarti mencakup tahap berikut:
- Mendefinisikan masalah
- Menyusun alternatif solusi
- Evaluasi terhadap setiap alternatif solusi
- Implementasi solusi
Albert Einstein pernah ditanya mengenai pemecahan masalah dimana ia hanya diberi waktu 1 jam untuk menyelesaiaknnya, ia bilang bahwa 55 menit akan dia gunakan untuk mendefinisikan permasalahan dan hany 5 menit untuk solusi. Hal ini memberikan pembelajaran bagi kita bahwa mendefinisikan permasalahan merupakan proses yang panjang dan perlu dipikirkan masak-masak hingga masalah sebenarnya dipahami dengan benar. Dalam dunia bisnis kita sering mendengar bahwa produktivitas karyawan rendah karena banyak yang malas dan kurangnya kecakapan melakukan pekerjaannya. Seolah permasalahan terletak pada karyawan yang malas dan kurang cakap. Padahal bisa jadi bukan itu permasalahan pokoknya, karena bisa saja karyawan malas karena atasan kurang memberi beban kerja yang menantang sehingga pekerjaan segera diselesaikan atau atasan kurang jelas dalam memberi penugasan. Saya pernah menghadapi situasi seperti ini dimana karyawan tak ada supervisi sehingga mereka mengerjakan pekerjaannya tanpa arahan yang jelas dan pada akhirnya banyak pekerjaan terbengkalai karena karyawan tidak paham sepenuhnya apa yang diharapkan dari mereka sehingga mereka terkesan malas.
6 Topi Berpikir
Saya sudah mempraktekkan metodologi 6 Topi Berpikir yang dikembangkan oleh Edward de Bono pada sekitar tahun 1985. Metodologi ini ampuh untuk menyelesaikan permasalahan yang kompleks. Sebelum menguraikan tentang metode ini, akan lebih baik kita pahami dulu apa itu permasalahan kompleks. Ada 10 hal yang mengindikasikan sebuah permasalahan termasuk kompleks:
- Solusinya sangat tergantung pada bagaimana permasalahan dipahami
- Permasalahan tidak sepenuhnya dipahami setelah dipecahkan
- Permasalahan tak bisa sepenuhnya dipecahkan
- Orang yang terlibat dalam mencari solusi bisa memiliki pandangan yang berbeda dan boleh jadi radikal
- Solusinya bukan benar atau salah namun bagus atau buruk atau lebih baik atau lebih buruk
- Kita tak tahu sebelumnya apa dampak dari intervensi yang kita lakukan
- Setiap permasalahan kompleks pada dasarnya unik
- Sebab-akibat tidak diketahui bahkan bersifat tak bisa diketahui
- Setiap solusi bersifat “satu jurus operasional” dan setiap hal akan menyebabkan konsekuensi yang tak diperkirakan sebelumnya
- Setiap permasalahan kompleks bisa dianggap sebagai gejala dari permasalahan lainnya.
Dalam permasalahan kompleks seperti ini maka sulit menggunakan tool seperti fishbone diagram (diagram tulang ikan) karena begitu banyak kemungkinan penyebab dan juga seringkali sulit menemukan akar masalahnya apa. 6 Topi Berpikir yang ditemukan oleh Dr Edward de Bono merupakan tool yang efektif dalam menyelesaikan masalah yang kompleks. Karakteristik dari metode ini:
- Metoda berpikir yang dikembangkan oleh Edward de Bono di tahun 1985
- Metode ini tepat untuk kelompok dalam rangka berpikir non-konvensional
- Menggunakan pendekatan kolaboratif dan bukan adversarial
- Merupakan metafora untuk justifikasi pemikiran kita
- Setiap topi mewakili suatu pola berpikir tertentu
- Konsepnya adalah: kita memakai satu topi tertentu pada saat tertentu pada saat diskusi, bukan dicampur aduk.
Mengapa tool ini efektif dan paling cocok bagi sebuah tim-kerja untuk menyelesaikan masalah-masalah kompleks?
Keunggulan metode ini memang untuk bekerja dalam tim, bukan bekerja sendiri-sendiri. Setiap warna topi mewakili suatu topik yang harus dibahas secara bersamaan oleh semua anggota tim dan tidak boleh keluar dari topik. Misalnya, pada saat membicarakan topi putih yaitu terkait data dan fakta, tak diperkenankan mengungkapkan masalah atau kekesalan atau apapun karena data adalah data. Kalau misalnya sebuah perusahaan mencapai omzet penjualan 30 Milyar misalnya, itu adalah murni data. Tak boleh ada komentar bahwa itu menyenangkan atau mengecewakan karena itu bagian dari topi merah yang berbicara mengenai perasaan dan emosi. Untuk jelasnya, setiap warna topi mencerminkan topik yang dibahas:
Sesuai dengan warna topi maka iterasi proses diskusi berdasarkan warna topi adalah:
- Mulai dengan topi biru yang merupakan awal dari sebuah diskusi: mengenai gambaran umum yang ingin dibahas dan bagaimana cara-cara pembahasannya lengkap dengan agenda pembahasan.
- Topi putih menguraikan tentang data-data atau informasi terkait dengan hal yang akan dibahas, misalnya pembahasan terkait rencana strategis perusahaan maka dalam topi putih ini bisa dibahas: capaian penjualan, persaingan, biaya produksi, produktivitas dsb. Semua hal yang sifatnya informasi dan data, tanpa ada judgment mengenai data atau informasi tersebut.
- Topi merah menguraikan perasaan dan emosi apa yang “dirasakan” oleh setiap anggota tim terkait dengan situasi yang sedang berlangsung (penjualan, biaya, persaingan dsb.). Perasaan atau emosi, tak harus ada alasan yang kuat mengapa itu terjadi karena namanya juga perasaan. Seorang yang baru masuk ke sebuah perusahaan merasa happy dan semangat tanpa mengetahui mengapa perasaan tersebutu ia rasakan.
- Topi hitam berbicara mengenai hal-hal negatif terkait apa yang dialami (hasil dari topi putih) ternasuk permasalahan apa yang sebenarnya dihadapi. Pada dasarnya topi hitam adalah topi terkait masalah.
- Topi kuning membahas terkait hal-hal positif maupun hikmah dari semua hal yang sedang dialami termasuk pembelajaran apa yang bisa dipetik dari yang sedang dihadapi saat ini maupun masa lalu serta bagaimana itu bisa menjadi faktor penggerak untuk lebih baik di masa mendatang.
- Topi hijau adalah terkait kreativitas – artinya: apa yang bisa dilakukan secara beda (hal-hal baru) agar semua hal yang telah dibahas dari topi biru – putih – merah – hitam – kuning bisa diatasi dengan baik dan memberikan dampak luar biasa kepada perusahaan.
- Diakhiri lagi dengan topi biru yang merangkum semua hal pokok dari pembahasan bertahap setiap topi sebelumnya. Yang terpenting dengan topi biru ini adalah menyusun langkah tindak lanjut terhadap hasil diskusi.
Mengapa metode ini selalu memberikan kesuksesan sekurangnya dari serangkaian workshop yang pernah saya kelola? Menurut saya adalah karena adanya topi merah yang secara khusus membahas terkait emosi dan perasaan. Metode lainnya, misalnya problem solving menggunakan paretto, fishbone diagram atau lainnya tidak secara khusus memberi ruang pada faktor emosi dan perasaan ini.
Selamat mencoba!
Read Full Post »
The Value Quest 